Mazs uzņēmums pirmo automatizāciju var ieviest 2 līdz 4 nedēļās, ja sāk ar vienu konkrētu procesu. Labākais kandidāts ir darbs, kas atkārtojas katru dienu, kura rezultātu var aprakstīt vienā teikumā un kuru var izmērīt minūtēs. AI vairs nav tikai lieliem uzņēmumiem, un pirmajam solim nevajag ne IT nodaļu, ne jaunu sistēmu.
Pieņemsim, ka apkures un santehnikas uzņēmumā strādā deviņi cilvēki: īpašnieks, biroja vadītāja, seši meistari un grāmatvede uz pusslodzi. Pieteikumi nāk no mājaslapas formas un e-pastā, piegādātāju rēķinus biroja vadītāja katru nedēļu ievada ar roku, un meistaru grafiks ir viņas galvā un Excel failā. Uzņēmums ir izdomāts, bet līdzīgu Latvijā ir daudz. Tālāk ar to iziesim cauri visiem soļiem.
Ar ko sākt
Atrodi procesu, kas katru dienu patērē visvairāk laika. Tas ne vienmēr ir darbs, kas visvairāk kaitina. Meklē to, kas visbiežāk atkārtojas. Pajautā cilvēkam, kurš to dara, kā tas notika pagājušajā nedēļā, un saskaiti, cik reižu un cik minūšu katrā reizē.
Apraksti vēlamo rezultātu vienā teikumā. Piemēram: "Katrs formas pieteikums 10 minūšu laikā ir tabulā ar pakalpojumu, adresi un steidzamību, un atbildīgais meistars saņem ziņu." Ja šādu teikumu nevari uzrakstīt, process automatizācijai vēl nav gatavs.
Nosaki mērījumus, pirms kaut ko maini. Ietaupītais laiks, kļūdu skaits un laiks līdz atbildei klientam. Vienu nedēļu pieraksti tos ar roku, citādi pēc mēneša nebūs ar ko salīdzināt.
Izdomātajā uzņēmumā kandidāti izskatās tā. Skaitļi ir piemērs:
| Process | Reizes nedēļā | Minūtes reizē | Minūtes nedēļā | Rezultāts vienā teikumā? |
|---|---|---|---|---|
| Formas pieteikumu pārrakstīšana tabulā un nodošana meistaram | 40 | 5 | 200 | jā |
| Klientu e-pastu šķirošana un pārsūtīšana | 75 | 2 | 150 | jā |
| Piegādātāju rēķinu ievade | 30 | 4 | 120 | jā |
| Meistaru grafika plānošana | 5 | 30 | 150 | nē |
Pirmais ir pieteikumu process: tas prasa visvairāk laika, un rezultāts ir skaidrs. Grafika plānošana prasa tikpat daudz minūšu kā e-pasti, bet katrs lēmums ir atkarīgs no izņēmumiem, kurus zina tikai biroja vadītāja. Tādu darbu automatizē vēlāk, ja vispār.
Ar vienu procesu 2 līdz 4 nedēļas parasti sadalās tā. Pirmajā nedēļā mēri un apraksti rezultātu, otrajā iestati, trešajā un ceturtajā cilvēks darbu dara kopā ar AI un pārbauda katru rezultātu.
Katrā pirmajā automatizācijā ir brīdis, kad cilvēks rezultātu pārbauda. Tur arī redzams, cik bieži AI kļūdās.
Tipiski pirmie uzdevumi
- Pieteikumu kvalificēšana un CRM atjaunošana. Klients aizpilda formu mājaslapā, un automātiska plūsma, piemēram, n8n, nodod tekstu AI. Tas nosaka pakalpojumu, adresi un steidzamību, atzīmē, kas pietrūkst, ieraksta rindu tabulā vai CRM un nosūta ziņu atbildīgajam. Klientam zvana cilvēks, un cenu nosaka arī cilvēks.
Pieteikums no formas nonāk tabulā jau sašķirots. Cilvēkam atliek piezvanīt klientam.
- Klientu jautājumu automātiska novirzīšana. Kopējā pastkastē ienāk cenu jautājumi, pieteikumi, sūdzības un rēķini. AI katru vēstuli ieliek vienā no četrām vai piecām kategorijām, pārsūta īstajam cilvēkam un sagatavo atbildes melnrakstu. Pirmajā nedēļā AI tikai iesaka kategoriju, un cilvēks to apstiprina. Tā redzi, cik bieži tas kļūdās, pirms tam uzticies.
Sešas vēstules sašķirotas vienā atbildē. Pirmajās nedēļās kategoriju apstiprina cilvēks.
- Dokumentu un datu ievades automatizācija. Piegādātāju rēķini PDF formātā nonāk vienā mapē, un AI no katra izraksta numuru, datumu, piegādātāju, summu bez PVN, PVN un kopsummu. Cilvēks pārbauda tabulu un tikai tad to ieved grāmatvedības programmā. Kā to izdarīt ar Claude savā datorā, soli pa solim aprakstījām rakstā Kā setapot Claude Code uz sava datora.
Trīs rēķini vienā tabulā. Pirms ievades grāmatvedībā cilvēks salīdzina kopsummu ar rēķiniem.
Kā mērīt ROI
ROI jeb ieguldījuma atdeve nav jāgaida mēnešiem. Jau pirmajā mēnesī vari salīdzināt:
- Ietaupīto darba stundu skaitu. Minūtes vienā reizē pirms un pēc, reizinātas ar reižu skaitu nedēļā. Pārbaudes laiks paliek, tāpēc pieskaiti arī to.
- Klientiem sniegto atbilžu laiku. No brīža, kad pieteikums ienāk, līdz pirmajai atbildei klientam.
- Manuālo kļūdu skaita samazinājumu. Cik rezultātu cilvēks labo pārbaudes laikā un cik kļūdu pamana tikai vēlāk.
Izdomātajā uzņēmumā pieteikumu procesa salīdzinājums pēc ceturtās nedēļas varētu izskatīties tā. Skaitļi ir piemērs, ne rezultāts:
| Rādītājs | Pirms (nedēļa ar roku) | Pēc (4. nedēļa) |
|---|---|---|
| Minūtes vienam pieteikumam | 5 | 1 (pārbaude) |
| Minūtes nedēļā, 40 pieteikumi | 200 | 40 |
| Laiks līdz pirmajai atbildei klientam | 4 stundas | 1 stunda |
| Kļūdas (nepareiza adrese, aizmirsts pieteikums) | 3 | 1 |
Šajā piemērā ietaupījums ir 160 minūtes jeb gandrīz trīs stundas nedēļā. Pareizini tās ar biroja vadītājas stundas izmaksām un salīdzini ar rīku un iestatīšanas izmaksām. Ja kļūdu pēc automatizācijas ir vairāk nekā pirms tās, procesu salabo, pirms ņem nākamo.
Ja procesā nav skaidra mērķa, automatizācija tikai paātrina haosu.
Ja šodien pieteikumu saņem tas meistars, kurš pirmais atbild uz zvanu, automatizācija pieteikumus tikai ātrāk nogādās pie nepareizā cilvēka. Vispirms vienojies par noteikumu, tad to automatizē.
Nākamais solis
Ko izdarīt šonedēļ:
- Uzraksti trīs līdz piecus procesus, kas atkārtojas katru dienu, un pie katra cilvēku, kurš to dara.
- Par pagājušo nedēļu saskaiti reizes un minūtes, kā tabulā augstāk.
- Izvēlētajam procesam uzraksti rezultātu vienā teikumā un vienojies, kurš to pārbaudīs.
- Vienu nedēļu pieraksti mērījumus ar roku, pirms kaut ko maini.
Daļu šo darbu, piemēram, e-pastu šķirošanu un rēķinu nolasīšanu, var iestatīt kā Claude projektus, ko komanda lieto katru dienu. Tā strādā Pamats: trīs ikdienas procesi komandai līdz 10 cilvēkiem, nodoti komandai un pārskatīti pēc 30 dienām. Automātiskas plūsmas, kas darbojas pašas, piemēram, pieteikumi no formas uz CRM, veidojam atsevišķi.
Ja gribi savus kandidātus izvērtēt kopā ar mums, piesakies bezmaksas 30 minūšu sarunai. Sarunā izrunāsim, kurš process der kā pirmais. Pēc sarunas tev nekas nav jāpērk.
Pārbaudīts 2026. gada 11. novembrī.
